Quanto tempo occorre per organizzare un evento?

Se ti sei cimentato nell’organizzazione di eventi, ti sarei di certo domandato: ma quando devo iniziare?

La risposta è ovvia, dipende dall’evento!
Se si tratta di organizzare un evento che prevede il coinvolgimento di suolo pubblico o privato ma ad uso pubblico, di norma occorre prevedere una serie di permessi e richieste che vanno inoltrate agli uffici di competenza almeno con 30 giorni di anticipo rispetto alla data scelta. Pertanto dovrai concederti almeno il doppio del tempo  in modo da avere  chiari i vari dettagli, aspetto per nulla banale se non vuoi rischiare di rifare tutti i permessi spendendo il doppio e perdendo giorni preziosi!
Se invece devi organizzare un evento in location private non ci sono vicoli burocratici stringenti. Stai tirando un sospiro di sollievo? Trattienilo perchè i due meseti du cui sopra spesso non bastano nemmeno per organizzare una serata tra amici, figuriamoci un evento aziendale o strutturato che sia!

Per entrambe le tipologie di evento vale comunque una regola d’oro: organizza tutto con l’anticipo più largo possibile.

L’arte dell’organizzazione di eventi è infatti un sottile incastro di tempi, tutto si basa sulla pianificazione necessaria a programmare e realizzare le azioni indispensabili all’evento in un preciso e congruo lasso temporale. Utile in proposito un bel progetto con check list, se non vuoi diventare pazzo, nel quale inserire anche le stringhe temporali e le varie scadenze!
Non esistono leggi universali, ma, per dare un ordine di grandezza verosimile, l’anticipo di almeno 1 anno ti permetterà  più o meno sempre di lavorare senza perdita di dettagli, e soprattutto di testa!

Come scegliere la data e l’ora perfette?

Se l’evento non è legato a una precisa data, è utile valutare questi due aspetti:

  1. La grandezza dell’evento, ossia i contenuti e le persone ospitate. Ossia tieni a mente questa domanda: quanto tempo mi serve per realizzare il tutto? Promozione, allestimento, inviti, ingaggi, catering, location etc…
  1. Preavviso. Quanto tempo mi occorre per ingaggiare lo staff? Ricorda inoltre che anche gli invitati devono essere avvisati dell’eventocon largo anticipo, al minimo sindacale 2 settimane prima!

La pillola: gioca d’astuzia!

Spesso chi ti commissiona l’organizzazione di un evento si muove con scarso anticipo, un anno di tempo è di solito un miraggio.. cerca quindi di mediare proponendo una data di compromesso!